Leto je zvyčajne časom oddychu, dovoleniek a chvíľ strávených s blízkymi. Pre mnohých podnikateľov je to ale obdobie plné stresu. Na jednej strane by si chceli dopriať vytúžený oddych, no na druhej ich desí predstava nechať biznis napospas počas ich neprítomnosti. Ak patríte k tým, ktorí sa len ťažko odpútavajú od pracovných povinností, tento článok je pre vás.

Nedávny prieskum medzi tisíckou podnikateľov vo Veľkej Británii odhalil, že až 78 % majiteľov malých a stredných podnikov pracuje počas dovolenky. Z toho 70 % respondentov uviedlo, že sa cítia previnilo, ak si zoberú voľno vo svojom podnikaní.

Pripravili sme preto praktický návod, ako nastaviť váš biznis tak, aby fungoval aj počas vašej neprítomnosti – bez výpadkov, bez zbytočného chaosu a bez toho, aby ste každé ráno museli riešiť e-maily. Dobrou správou je, že rovnaký prístup môžete využiť nielen cez leto, ale aj cez Vianoce, počas predĺžených víkendov alebo kvôli zdravotným problémom.

1. Urobte si audit a naplánujte voľno dopredu

V prvom rade si spíšte všetky bežné úlohy, ktoré sa vo vašej firme opakujú na dennej, týždennej a mesačnej báze. Rozdeľte ich na:

  • kritické – musia prebiehať aj počas vašej neprítomnosti (napr. objednávky, zákaznícky servis, riešenie reklamácií),
  • tie, ktoré sa dajú odložiť – môžu počkať na váš návrat z dovolenky (napr. nové kampane, strategické plánovanie, finančný report).

Ak máte svoj tím ľudí, vopred sa dohodnite, kto bude mať čo na starosti. Ak ste na všetko sami, rozhodnite, ktoré činnosti môžete na čas pozastaviť a ktoré viete aspoň dočasne zveriť externistom (freelancerom, agentúre, virtuálnej asistentke).

2. Delegujte zodpovednosti a pripravte svoj tím

Mnohí podnikatelia nám určite dajú za pravdu, že delegovanie je základom úspechu. Jasne definujte, kto čo rieši počas vašej neprítomnosti. Môžete vytvoriť napríklad dokument, v ktorom bude uvedené, kto má na starosti konkrétnu agendu, aby nedošlo k žiadnym nedorozumeniam. Každý člen tímu by mal vedieť, na koho sa obrátiť v konkrétnej situácii, ak vy nebudete k dispozícii.

Určite odporúčame využiť aj praktické nástroje ako:

  • Google dokumenty / Dropbox – zdieľanie dokumentov a návodov,
  • Slack / MS Teams / WhatsApp – komunikácia a rýchle riešenie otázok,
  • Trello / Asana / Basecamp – rozdelenie úloh a termínov.

TIP: Ak je to možné, určite si zástupcu – osobu, ktorá bude počas vašej dovolenky fungovať ako hlavný kontaktný bod a bude mať právomoc rozhodovať v bežných záležitostiach. Tým sa vyhnete situácii, že všetci budú čakať, kým sa vrátite, alebo vás budú otravovať aj počas voľna.

3. Automatizujte, čo sa dá

Nie všetky povinnosti musíte zveriť ľuďom. Mnohé zvládne softvér alebo umelá inteligencia. Automatizácia je skvelým spôsobom, ako ušetriť čas, ale taktiež ako udržať biznis v chode, keď si vy potrebujete oddýchnuť.

Čo všetko môžete automatizovať:

  • fakturácia, spracovanie platieb a upomienky (Superfaktúra, iDoklad),
  • e-maily (Mailchimp, SmartEmailing, Ecomail, MailerLite),
  • plánovanie obsahu (Meta Business Suite, Buffer, Kontentino),
  • odpovede na správy (automatické odpovede v Gmaili, Facebook chatboti).

Ak je to možné, naplánujte si celé prázdninové kampane vopred. Príspevky na sociálne siete, newslettery či akcie môžete nastaviť tak, aby sa spúšťali automaticky v presne určenom čase.

Letná dovolenka

4. Otestujte všetko ešte pred dovolenkou

Najlepším spôsobom, ako otestovať, či firma dokáže fungovať aj bez vás, je urobiť si malú dovolenku ešte pred tou skutočnou. Nechajte vás tím na pár dní konať bez vás, aby ste zistili, či bude všetko fungovať tak, ako má. Vďaka tomu ešte môžete doladiť nejaké detaily, aby ste mali istotu, že vás ani ich počas vašej neprítomnosti nič neprekvapí.

5. Nastavte si hranice a naozaj vypnite

Jedna vec je správne nastaviť plánovanie, delegovanie a automatizáciu. Ďalšia vec zostane už len na vás, a to je naozaj na dovolenke vypnúť. Mnohí podnikatelia majú nutkanie neustále kontrolovať e-maily či tržby a mentálne tak nikdy neopustia kanceláriu. Aby ste sa tomu vyhli, je nevyhnutné nastaviť jasné hranice – voči tímu aj voči sebe samému.

Dohodnite sa s tímom, kedy a z akých dôvodov vás môžu kontaktovať. Vopred si definujte, čo sa považuje za krízové situácie a ktoré problémy musia zamestnanci vyriešiť sami. Čo sa týka hraníc voči sebe, naplánujte si napríklad „pracovné okienka“ – ideálne maximálne 30 minút denne, kedy prebehnete nové e-maily, správy alebo si dáte rýchly call so svojím tímom. Potom ale mobil či notebook odložte a venujte sa dovolenkovým aktivitám.

TIP: Nastavte si na mobile režim „Nerušiť“ a povoľte prichádzajúce hovory len od tej jednej poverenej osoby. Môžete si tiež vypnúť dátové pripojenie, aby vás nelákalo kontrolovať notifikácie. Ak patríte k workoholikom, možno pomôže úplné odinštalovanie pracovných aplikácií a ich opätovné nainštalovanie po návrate.

Po návrate z dovolenky si môžete urobiť krátku rekapituláciu, aby ste zistili, čo fungovalo, čo sa pokazilo a čo by ste do budúcnosti mohli urobiť lepšie. Takto sa pripravíte na ďalšiu dovolenku, ktorú zvládnete s ešte menším stresom. A vaša firma sa tak postupne stane odolnejšou voči vašej neprítomnosti.

Letná dovolenka nemusí byť pre majiteľov firiem nočnou morou a taktiež nemusí spôsobiť prerušenie podnikania. Práve naopak, vďaka dobre nastaveným procesom a plánom si môžete dopriať zaslúžený oddych bez stresu a výčitiek. Ak chcete pomôcť s prípravou spoľahlivého riešenia, aby váš biznis fungoval aj bez vás, v našej agentúre Digitalman vám radi pomôžeme. Pokojne nás kontaktujte a spoločne nájdeme spôsob, ako si budete môcť užiť leto.

Zdroje:
https://freeup.net/blog/business-tips/how-to-prepare-your-e-commerce-business-for-your-summer-plans/
https://quickbooks.intuit.com/r/running-a-business/12-tips-taking-time-off/